1. О чем говорит «плохая» печать
По мнению налоговиков, подозрительная печать может говорить о том, что контрагенты нереальные. А расходы оформлены только на бумаге. Ведь кустарно изготавливают печати, если не дают мастеру регистрационных документов на компанию (их требуют официальные мастерские). Конечно, только некачественной печати недостаточно для снятия расходов и вычетов. Но подозрения могут подтолкнуть налоговиков к более тщательной проверке, в том числе выемки документов.
Как отличить хорошую печать от подозрительной
Есть несколько признаков, которые могут говорить о том, что печать на первичке ненастоящая.
Обязательные реквизиты. К основной печати компании есть особые требования (п. 7 ст. 2 «Об акционерных обществах» Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ). Она должна быть круглой и содержать полное наименование компании на русском языке и местонахождение (населенный пункт). Если этих реквизитов нет, то печать, по сути, недействительна. А вот дополнительные реквизиты (ОГРН, полный адрес, логотип) на печати не запрещены.
Качество оттиска. Налоговики считают подозрительным, если оттиск смазанный или нечитаемый либо если одна часть печати яркая, а другая совсем блеклая. Все это может говорить о том, что печать скопировали с другого документа
Ошибки и другие неточности. Печати, изготовленные кустарным образом, могут содержать опечатки, пропуски букв, а также другие недочеты (см. рисунок).
2. Десять новых требований банка, которые не стоит игнорировать
Сейчас банки часто запрашивают бумаги под каждую операцию. С какими только требованиями не сталкиваются компании. Например, пояснить цели перевода денег, представить копии трудовых книжек и даже заменить паспорт директора. Чтобы платежи уходили вовремя, многие из этих требований безопаснее выполнить.
Своим опытом поделились: Александр Баукен, заместитель начальника юридического управления ОАО «ЧЕЛИНДБАНК»
Банк России требует вычислять подозрительные операции клиентов кредитных организаций. Поэтому банкиры стараются запросить максимум бумаг и пояснений, чтобы обезопасить себя.
Что требует банк: договоры поставки при снятии большой суммы наличных на хозяйственные расходы.
Договоры банку необходимы еще по одной причине — убедиться, что компания не потратит деньги на сомнительные операции, например в целях обналички. Полномочия на такой контроль предоставлены банку Федеральным законом от 07.08.01 № 115-ФЗ. Если компании нечего скрывать и в договорах все в порядке, то стоит их представить. Деньги выдадут без проблем.
Что требует банк: заплатить комиссию за снятие наличных, если деньги на счете пролежали менее 10 дней.
Для банков подозрительно, если компания очень быстро снимает наличные, которые поступили на счет. Ведь это может быть признаком обналички. Поэтому банкиры вводят повышенные комиссии для сомнительных, по их мнению, операций. Такие комиссии законны, если банк известил компанию о действующих тарифах.
Что требует банк: при открытии зарплатного проекта представить копии трудовых книжек работников.
Если компания не готова представлять трудовые книжки, она может предложить специалистам ознакомиться с документами в своем офисе. Как правило, банки идут навстречу.
Что требует банк: представить подробный бизнес-план на будущие проекты.
Большинство банков требуют от компаний бизнес-план проекта, когда дают деньги в долг. Такой документ необходим, чтобы оценить платежеспособность компании. Составить его компания вправе сама, не обращаясь к помощи консультантов. Причем желательно сделать подробный анализ бизнеса. Из-за краткого бизнес-плана банк может отказать в предоставлении кредита.
Что требует банк: при снятии налички и переводе денег пояснить экономический смысл операций.
Банк обязан документально фиксировать информацию по тем сделкам, которые не имеют очевидного экономического смысла и носят необычный характер. Это прямо предусмотрено статьей 7 закона № 115-ФЗ. К таким случаям, например, можно отнести резкое увеличение объема снимаемых компанией денег со счета, что не укладывается в типовой характер ее деятельности. Обычно после представления банку документов, объясняющих увеличение оборотов, все вопросы отпадают. Например, это могут быть новые договоры с поставщиками.
Банки также требуют пояснить, зачем компания переводит деньги с одного своего счета на другой. В этом случае стоит не конфликтовать с банком, а письменно пояснить эти причины. Например, надо погасить кредит в банке, в который компания переводит деньги, и т. п.
Что требует банк: оформить новый паспорт, если директор обменял его до 45 лет.
Проверять паспорта своих клиентов всем банкам рекомендовал Банк России в информационном письме от 22.07.14 № 24. Формально банк прав. Ведь по действующему законодательству паспорт действителен с момента, когда гражданину исполнилось 20 лет, и до достижения им 45-летия (постановление Правительства РФ от 08.07.97 № 828). То есть получить новый документ «физик» вправе, лишь когда ему исполнилось 45 лет. Поэтому дата оформления должна быть как минимум на следующий день после дня рождения.
Что требует банк: налоговую отчетность, баланс, решение учредителей и иные документы при переводе дивидендов.
Банк по закону № 115-ФЗ обязан собирать информацию о выгодоприобретателях, то есть получателях дивидендов. Поэтому он вправе приостановить перевод денег, пока не убедится в законности операции. У компании есть несколько вариантов, как поступить. Можно представить документы, но предварительно обговорить с банком их объем. На практике банк могут устроить баланс и решение учредителя. Другой вариант — перечислить дивиденды с другого счета, если он есть у компании. Либо выдать деньги из кассы, но для этого их потребуется снять со счета, потому что тратить наличную выручку на дивиденды запрещено (п. 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.13 № 3073-У).
Что требует банк: поменять юридический адрес, если компания зарегистрирована по адресу директора.
Требование банка незаконно. Гражданский кодексе разрешает использовать квартиры для размещения компаний только после перевода их в нежилые (п. 2 ст. 288 ГК РФ). Но статья 17 Жилищного кодекса допускает использование жилого помещения для профессиональной деятельности «физиками», которые там проживают. Данная норма является специальной по отношению к ГК РФ, а значит, имеет приоритет. Поэтому по домашнему адресу руководителя может быть зарегистрирована компания (письмо ФНС России от 31.01.14 № СА-4-14/1645).
Что требует банк: перечислять деньги только на коммерческие, а не личные счета предпринимателей.
Требования банков незаконны. «Физики» вправе использовать лицевые счета для получения доходов от предпринимательской деятельности. А банк не вправе заставить сторонних контрагентов открывать коммерческие счета. Поэтому есть несколько вариантов, как решить проблему, — перечислить деньги с другого счета, спорить с банком либо попросить предпринимателей открыть новые счета.
Что требует банк: при открытии счета подтвердить право директора-иностранца находиться в России.
Многие банки требуют документы, которые подтверждают, что директор-иностранец вправе находиться на территории России. В частности, вид на жительство или миграционную карту. Требование связано с тем, что при открытии счета банк обязан идентифицировать клиента (п. 1 ст. 7 закона № 115-ФЗ).
Банки сами решают, какие документы о финансовом положении требовать от компаний. Это может быть бухгалтерская отчетность, справка об отсутствии налоговой задолженности и т.д.
Информационное письмо ЦБ РФ ОТ 22.07.2014 № 24 «О применении Федерального закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" и Положения Банка России от 19.08.2004 N 262-П "Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма"».
Банки начали следить за налогами компаний
Компании стали сталкиваться с требованиями банков подтвердить уплату налогов. Об этом сообщили наши читатели. Запросы происходят в ситуации, когда компания держит счета в нескольких банках. Через один из них она платит налоги, а другие банки, которые не видят этих перечислений, требуют в качестве подтверждения копии платежек.
Кредитные организации из-за пристального внимания со стороны Центробанка стараются тщательнее проверять своих клиентов, поэтому они особенно заинтересовались уплатой налогов.
По словам банкиров, по закону кредитные организации обязаны проверять цели деятельности и репутацию клиентов (подп. 1.1 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 07.08.01 № 115ФЗ). Компании в свою очередь обязаны подавать банку всю необходимую для этого информацию. При отказе банк вправе не проводить платежи (п. 11, 14 ст. 7 закона № 115-ФЗ). Кроме того, он передаст информацию в Росфинмониторинг, который может сообщить о компании налоговикам или начать собственную проверку. Поэтому безопаснее пойти навстречу банку и выполнить требование. По словам банкиров, копии платежек подавать не обязательно, обычно достаточно выписки по счету, через который проходили налоги
3. Как учитывать долги контрагентов до и после 1 сентября
С 1 сентября Гражданский кодекс приравнивает компании, исключенные из госреестра, к ликвидированным. Это изменение повлияло не только на статус компаний, но и на порядок списания их долгов
Налоговики сейчас массово исключают из ЕГРЮЛ компании, которые за последние 12 месяцев не сдавали отчетность и не проводили операции хотя бы по одному счету. Такие компании приравниваются к ликвидированным, но только после 1 сентября (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ в новой редакции,п. 3 ст. 3 Федерального закона от 05.05.14 № 99-ФЗ). А значит, порядок списания их долгов зависит от даты, когда контрагент исключен из реестра. Это нам подтвердили в Минфине.
Как списать дебиторку контрагента.
4. Новые пояснения на случай, если инспекция просит данные бухучета
После отчетности за полугодие компании стали массово получать сообщения из инспекции с требованием расшифровать данные бухгалтерского учета за полугодие. Инспекторов интересует полный перечень расходов, выручка, прибыль (убыток) и состав активов компании по данным бухучета. Игнорировать запрос не стоит, но ответить можно по-разному.
Как ответить на запрос, компания вправе решить сама. Есть несколько вариантов. Во-первых, можно расшифровывать в свободной форме учетные данные. Но не обязательно делать подробный анализ. Достаточно привести общие показатели бухучета (см. образец).
Во-вторых, можно ничего не пояснять, а сослаться на то, что компания не составляет промежуточные балансы. В-третьих, компания может ограничиться одной фразой «просим вас пояснить, в связи с какими ошибками и противоречиями в отчетности инспекция запросила пояснения». Фактически инспекция просит пояснения, а на камералке она вправе их запрашивать только при ошибках в декларациях, противоречиях, несоответствии сведений в отчетности данным, которые есть в инспекции (п. 3 ст. 88 НК РФ). Например, при разницах в декларации и балансе. А компании уже второй год не сдают в ИФНС квартальную бухгалтерскую отчетность. Значит, инспекторы не могут выявить противоречия, а такое требование незаконно.
Налоговики придут в прибыльные компании
Сейчас особенно важно давать инспекторам подробные пояснения о полугодовой отчетности по налогу на прибыль, а также об уточненках за старые периоды. Внимание инспекторов к этому налогу выросло. Глава ФНС России Михаил Мишустин недавно пожаловался, что «база налога на прибыль снизилась просто катастрофически». В региональных УФНС мы выяснили, что собираются делать инспекторы в «катастрофической» ситуации. Налоговики выбрали три основных направления.
Во-первых, усилятся требования убыточных комиссий. Неприбыльных компаний стало больше. Популярная причина убытков — курсовые разницы по долговым обязательствам в валюте, возникшие из-за роста доллара и евро. Этим можно объяснить отсутствие прибыли.
Во-вторых, инспекторы будут устраивать выездные проверки прежде всего в прибыльных компаниях. Им можно доначислить налог и пополнить бюджет. Чтобы уменьшить риск проверки, безопаснее придерживаться региональной среднеотраслевой нагрузки по налогу на прибыль. Данные о ней опубликовало на сайте пока только одно УФНС — по Алтайскому краю (nalog.ru/rn22 > «Новости», 1 июля). Но как выяснила «УНП», инспекторы готовы подсказать средний показатель даже по телефону, в случае отказа можно направить им запрос.
В-третьих, инспекторы внимательно изучат каждую уточненку с уменьшением налога или увеличением убытка, если она подана спустя два года и более после срока сдачи. Из внутреннего письма одного УФНС (есть в редакции) мы узнали, что по каждой такой уточненке налоговики запросят причину ее подачи и первичку (п. 8.3 ст. 88 НК РФ). Поэтому до уточнения стоит убедиться, что документы в порядке, и продумать пояснения.
5. Стало известно, как налоговики Урала ищут доказательства на проверках
Три самых популярных способа сбора доказательств на проверках уральских налоговиков: встречки, допросы и осмотры. Остальные мероприятия налоговики проводят гораздо реже.
Челябинская область
Здесь налоговики чаще всех на Урале проводят в компаниях инвентаризацию — на каждой второй ревизии. Как и в других регионах, чаще всего на проверках инспекторы допрашивают свидетелей, проводят встречки и осмотры.
6. Детективные истории, или Как компании узнают всю правду о контрагентах
Проверка контрагентов давно стала неотъемлемой частью работы бухгалтеров и юристов. Причем, чтобы обезопасить расходы, компании стараются выяснить все о своих будущих поставщиках и подрядчиках. Эти истории о том, как главбухи справляются с задачей не хуже настоящих детективов.
История № 1. О подробной анкете
Из-за постоянных претензий налоговиков теперь досконально изучаем своих контрагентов. Раньше просили только выписки из ЕГРЮЛ, а сейчас директор распорядился каждому отправлять анкету. Шаблон разработали сами. В нее включили все, что только можно: наименование, адрес, сведения о директоре и учредителях, название «дочек», номера лицензий, счетов в банках, подробности бизнеса и т. п. Документ получился внушительный, и не все готовы его заполнить. Но каждый раз я убеждаю контрагентов, что это для нашей и для их безопасности.
В то же время одной только выписки из ЕГРЮЛ на практике недостаточно. Такие сведения говорят лишь о регистрации компаний. Поэтому перед сделкой безопаснее лично встретиться, провести переговоры с поставщиком. А также проверить полномочия сотрудников, которые подписывают договоры со стороны контрагента. Например, запросить доверенность. Иначе, если контрагент окажется однодневкой, доказать осмотрительность не получится даже в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 22.01.14 № Ф05-8283/2013).
История № 2. О подозрительных ценах
Решили приобрести импортную технику, нашли поставщика. Но директор попросил проверить цены. Зашла на сайт производителя, а там цена выше, чем предлагают нам уже после уплаты пошлин. Запросили у контрагента таможенную декларацию и вычислили по номеру, что оборудование якобы ввезено еще в прошлом году, а мы осматривали новые комбайны, на которых стояла дата производства — текущий год. Из-за нестыковок в датах решили отказаться от сделки и купили технику у другого поставщика. Дороже, но безопаснее.
При подозрительно низкой цене импортного товара компания может запросить у поставщика копию таможенной декларации, которая подтверждает ввоз в Россию. Обязательным реквизитом этого документа является номер. Состоит он из трех частей, разделенных между собой дробью. Первые восемь цифр — это код таможни, которая приняла декларацию. Шесть цифр после первой дроби — дата принятия. А семь цифр после второй дроби — порядковый номер принятой декларации по журналу учета таможни. Например, «10802040/ 280113 /0000244». То есть декларация составлена 28 января 2013 года. Если контрагент предлагает технику, произведенную в 2014 году, явно, что сам он ее не ввозил, а декларация скорее всего ненастоящая.
Кроме того, номер таможенной декларации надо проверять и в счетах-фактурах на импортный товар. Счет-фактура без номера декларации или с ошибочными цифрами не лишает покупателя права на вычет НДС (письмо Минфина России от 18.02.11 № 03-07-09/06). Но некоторые налоговики на местах снимают вычеты, если в номере ошибка или вместо него стоит прочерк. Иногда добиться вычетов удается лишь через суд (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.03.13 № А56-34881/2012).
История № 3. Об эталонной подписи
На выездной проверке инспектор долго изучал подписи на документах, а я все не могла понять, откуда такое внимание. Узнала, когда получила акт. Оказалось, что на трех счетах-фактурах от одного поставщика стоят совершенно разные подписи, хотя фамилия одинаковая. Поэтому инспекторы решили снять вычеты. Из разговора с главбухом этой компании выяснила, что у них за директора документ мог подмахнуть кто угодно и концов не найти. В итоге от претензий мы отбились, но теперь запрашиваем у контрагентов образцы подписей директора. И пристально сличаем с эталоном автографы на первичке.
История № 4. О документах в отпуске
Получили от поставщика предварительный договор с подписью директора. Но в контракте не хватало одной страницы, поэтому решила позвонить в компанию и попросить дослать листок. Но секретарь мне сообщила, что директор неделю уже в отпуске и без него никто решить вопрос не может. А кто подписывал наши документы, девушка не знает. От сделки решили отказаться.
Инспекторы могут посчитать бумаги недействительными и снять расходы, если директор подписывал их во время отдыха. Ведь по закону на время отпуска руководитель компании освобождается от исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 91, ст. 106 ТК РФ). Но законодательство и не запрещает заключать договоры в нерабочие дни. В суде компаниям удается защитить расходы (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.11 № 05АП-1431/2011).
История № 5. О подозрительном бензовозе
Нашли нового поставщика, который предлагал топливо по разумным ценам. Проявили бдительность и попросили представить документы на бензовоз, который это топливо развозит. А оказалось, что бензовоз принадлежит «физику», а не поставщику. Получается, контрагент неблагонадежный. Решили не заключать договор.
Раз у поставщика нет транспорта, инспекторы могут найти в сделке признаки необоснованной выгоды и снять расходы и вычеты НДС. Поэтому, если контрагент доставляет товар, стоит выяснить, на каком транспорте — собственном или арендованном. Если автомобиль чужой, то стоит попросить копию договора аренды. Не лишним будет проверить и грузоподъемность машин. На практике инспекторы снимают расходы, если объем груза в накладной больше, чем может перевезти автомобиль. По их мнению, такая доставка фиктивна. Если они это докажут, судьи их поддержат (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.09.11 № А32-6422/2010).
История № 6. Об очень массовом адресе
С этого года мы постоянно проверяем адреса наших постоянных партнеров в сервисе массовых адресов на сайте ФНС. Оказалось, что в него попали адреса всех наших поставщиков. Решили заодно уточнить, нет ли и нашего адреса в реестре массовых. Каково же было удивление, когда мы обнаружили в нем свою улицу и дом! Теперь добиваюсь, чтобы инспекция исключила нас из этого списка. Но пока, к сожалению, налоговики не идут навстречу.
Сначала стоит выяснить, по какой причине адрес попал в реестр. Если поставщик зарегистрирован в офисном центре, то скорее всего он автоматически попал в список ФНС. Ведь инспекторы включают в реестр те адреса, по которым зарегистрировано больше 10 компаний. В то же время у своего контрагента стоит попросить пояснения, почему его адрес массовый. Либо сразу посетить его офис и выяснить, находится ли компания по этому адресу. В любом случае один только массовый адрес без других доказательств не означает нереальность сделки (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 23.06.14 № А65-17530/2013).
История № 7. О нетрезвом директоре
Нашли в интернете компанию с очень выгодными ценами, но перед сделкой, как всегда, запросили выписку из ЕГРЮЛ, копию паспорта директора и другие бумаги. Все документы были идеальными, но насторожило, что руководитель прописан в деревне недалеко от нашего города. Все, конечно, бывает. Но что-то смутило, поэтому отправила нашего водителя посмотреть, вдруг это какой-то особняк. Оказалось, что это вросшая в землю избушка, где живет какой-то пьянчужка, которого зовут точь-в-точь, как «директора». Сделку решили не заключать.
На проверках инспекторы внимательно изучают биографию директоров, учредителей и других руководящих сотрудников. Ведь нередко организации регистрируют на подставных лиц. Такую проверку стоит проводить и компаниям при выборе контрагента. Ведь если инспекторы выяснят, что директор является алкоголиком или состоит на учете у психиатра и не может отвечать за свои действия, то ревизоры снимут расходы. А судьи выводы налоговиков поддержат, поскольку компания при выборе контрагента не убедилась в его деловой репутации (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 31.03.14 № А27-9602/2013). Стоит проверить полномочия и молодых директоров. Если они студенты, возможно, что компании на них зарегистрированы фиктивно.
Кроме того, при заключении договора безопаснее проверить, что паспорт директора действующий.
7. Кассовые операции
Два документа по кассовым операциям вступили в силу с 1.06.2014 года:
Указание Банка России от 7 октября 2013 г. N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов"
Указание Банка России от 11 марта 2014 г.N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"
Изменения в порядке ведения кассовых операций
1 июня 2014 г. вступило в силу Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У). В связи с этим утратило силу Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П). Принципиальных изменений в регулировании наличного денежного обращения не произошло, прежними остались формы документов, оформляемых при ведении кассовых операций, не изменился порядок определения лимита остатка наличности в кассе, однако Указание N 3210-У содержит ряд существенных новшеств по сравнению с нормами Положения N 373-П. Остановимся на наиболее существенных отличиях.
1. Вводится упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.
Оформление кассовой книги
В новом порядке уточняется, что кассовую книгу не требуется составлять за дни, в которых не было наличных расчетов (п. 4.6 Указания № 3210-У).
Что касается обособленных подразделений, им необходимо вести отдельную кассовую книгу. И хотя прямой нормы нет, это правило следует из пункта 4.6 Указания № 3210-У. В нем сказано, что подразделения должны передавать в головной офис копию листа кассовой книги в сроки с учетом даты составления бухгалтерской отчетности.
Лимит остатка наличных в кассе
По новым правилам лимит остатка наличных в кассе компания может рассчитывать из любого показателя — объема поступлений или выдачи наличных. Выбранный способ надо закрепить во внутреннем положении компании. А сумму лимита утвердить отдельным приказом. Кстати, менять лимит компания вправе сколько угодно раз. Только периодичность и причины для пересчета предельного остатка стоит закрепить во внутреннем положении компании. Формулы расчета лимита не изменились. Раньше определять лимит из объема выдач могли только компании, которые не получают выручку в кассу.
Компаниям, которые сдают выручку инкассаторам, безопаснее при расчете лимита учитывать период между днями сдачи выручки, который следует из договора с банком. Например, если инкассаторы приезжают раз в два дня, то в формуле надо использовать один рабочий день (но не более 7 рабочих дней или 14, если в городе нет банка).
1) Субъекты малого предпринимательства.
2) Индивидуальные предприниматели.
(I) Индивидуальные предприниматели (как и субъекты малого предпринимательства) лимит остатка наличных денег могут не устанавливать (абзац десятый п. 2 Указания N 3210-У).
(II) Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности (*), могут не оформлять кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера (пп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У).
(*) Указанная формулировка полностью аналогична формулировке п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", освобождающего индивидуальных предпринимателей от обязанности вести бухгалтерский учет. Согласно п. 2 ст. 54 НК РФ все индивидуальные предприниматели, независимо от применяемой системы налогообложения, исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учета доходов и расходов и хозяйственных операций в порядке, определяемом Министерством финансов Российской Федерации. Нормы, обязывающие индивидуальных предпринимателей вести учет доходов, доходов и расходов, а также физических показателей видов деятельности, имеются и в главах НК РФ, посвященных специальным налоговым режимам (см. п. 8 ст. 346.5, ст. 346.24, п. 2 ст. 346.29, ст. 346.53 НК РФ). Таким образом, фактически данная льгота относится ко всем индивидуальным предпринимателям.
(III) Индивидуальные предприниматели (см. выше - (*)) могут не вести кассовую книгу (абзац девятый пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
2. Изменен порядок установления лимита остатка наличных денег для обособленного подразделения юридического лица.
В Указании N 3210-У, в отличие от Положения N 373-П, дается определение обособленного подразделения: подразделение юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (абзац четвертый п. 2 Указания N 3210-У). Обратим внимание на то, что данное определение отличается от определения из ст. 11 НК РФ: "обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места".
Из содержания норм п. 2 Указания N 3210-У очевидно, что лимит остатка наличных денег устанавливается обособленному подразделению руководителем юридического лица (нормы положения N 373-П предполагали установление лимита самим обособленным подразделением).
Сравним нормы двух правовых актов:
Положение N 373-П
Указание N 3210-У
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного абзацем вторым пункта 1.2 настоящего Положения.
(абзац второй п. 1.3)
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.
3. Отменена обязанность обособленного подразделения передавать в головную организацию лист кассовой книги не позднее следующего рабочего дня. Теперь организация сама устанавливает порядок передачи листов кассовой книги с учетом сроков составления бухгалтерской отчетности.
4. Отменена возможность сдачи наличных денег в банк через организации федеральной почтовой связи.
6. Юридическое лицо и индивидуальный предприниматель, как и прежде, могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. Однако в соответствии с абзацем пятым п. 4 Указания N 3210-У программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России. Положение N 373-П подобного требования не устанавливало. Обратите внимание, данная норма вступает в силу с 1 января 2015 г. (пп. 8.1 п. 8 Указания N 3210-У).
7. Абзац третий п. 4.7 Указания N 3210-У содержит требование подписания электронными подписями всех документов, оформляемых в электронном виде. Положение N 373-П содержало подобное требование лишь в отношении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 (абзац четвертый п. 2.5 Положения N 373-П). Однако согласно ч. 5 ст. 9 и ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в виде электронного документа, подписываются электронной подписью.
9. В Указании N 3210-У отсутствует требование к получателю наличных денег собственноручно указать в расходном кассовом ордере сумму полученных наличных денег.
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер 0310002.
(абзац первый п. 4.3)
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.
(абзац первый подп. 6.2 п. 6).
Однако форма расходного кассового ордера, на которую ссылаются и Положение N 373-П, и Указание N 3210-У (Унифицированная форма N КО-2, код по ОКУД 0310002, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88), изменений не претерпела, она по-прежнему требует указания прописью полученной суммы в рублях.
Можно исправлять кассовую книгу и ведомости. Для этого необходимо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, а также дату и подпись. А вот приходники и расходники исправлять запрещено, как и раньше.
Оформление кассовых документов
По новым правилам кассовые документы могут подписывать главный бухгалтер (либо бухгалтер) и кассир. Подпись руководителя необходима, если он сам ведет бухучет (п. 4.3 Указания № 3210-У).
Коментарий:
Действующие формы расходных ордеров не поменялись. И в них есть место для подписей и руководителя, и главбуха. А значит, безопаснее ставить на документе четыре подписи — работника, который получил деньги, кассира, главбуха и руководителя. Кроме того, работников стоит попросить писать полученную сумму. Тогда при спорах будет проще провести экспертизу и доказать, кто получил деньги.
Хранение наличных
Четких требований к хранению наличных в кассе в новом порядке нет. Разработать мероприятия компаниям надо самостоятельно во внутреннем положении. В частности, уточнить местонахождение кассы, порядок передачи и хранения ключей от помещения, периодичность инвентаризации и т. д.
Коментарий:
В кассовой комнате надо обеспечить минимальные условия для сохранности денег. Например, установить закрепленный на полу сейф. Иначе истребовать с кассира недостачу будет проблематично, даже если с ним заключен договор о полной материальной ответственности.
8. Два особых заявления для выдачи подотчетных директору и работникам
П.6.3 вышеназванного указания требует предоставления авансового отчета за полученные деньги в подотчет в срок не превышающий 3 рабочих дня после дня истечения срока,на который выданы наличные деньги или со дня выхода на работу.
Также выдача наличных денег в подотчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной подотчет сумме наличных денег.
С 1 июня упростились правила составления заявления на выдачу денег под отчет. Теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник может записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. Руководителю достаточно поставить в заявлении свою визу (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). Поэтому для удобства работы мы подготовили два заявления. Одно — для всех работников (см. образец 1), другое — для директора (см. образец 2).
В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.
Указание Банка России от 7 октября 2013 г. N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов"
При работе с наличными денежными средствами следует руководствоваться Указанием ЦБР от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У), вступившим в силу с 1 июня 2014 года.
Индивидуальные предприниматели и юридические лица (далее - участники наличных расчетов) не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
выплат работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
