ООО АФ "ТИМС"

Ошибки в работе с данными работников, за которые штрафуют главбухов

ЧТО СЛУЧИЛОСЬ: с 1 июля выросли штрафы за нарушение обработки персональных данных.

КАК ДЕЙСТВОВАТЬ: наведите порядок в документах и проинструктируйте подчиненных, чтобы компания и лично главбух избежали штрафов

С 1 июля 2017 года выросли штрафы за нарушения в работе с персональными данными сотрудников. Нарушить правила можно неумышленно. Мы вычислили четыре случайных нарушения в ежедневной работе с персональными данными. Они могут закончиться штрафом, подтвердили в Роскомнадзоре.

Ошибка: оставили документы на столе

Цена нарушения: 50 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ)

Стопки копятся на рабочем столе и уже не разобрать, есть ли в документах личные данные. Но оставлять личные документы работников на всеобщее обозрение нельзя. Информацией о сотруднике могут воспользоваться посторонние. Например, коллеги или работники контрагента, которые заходили в офис организации.

Как избежать штрафа. Разработайте порядок работы с персональной информацией. Например, запретите оставлять на столе бумаги с личными данными и выносить их за пределы кабинета. Документы храните в сейфе или шкафу, где доступ к ним будет ограничен.

Ошибка: не выдали работнику документы с его персональными данными

Цена нарушения: 50 тыс. рублей на компанию, 5 тыс. рублей на главбуха (ст. 5.27 КоАП РФ)

По опросу «УНП», 52 процента компаний не выдают работникам расчетные листки, сведения о стаже (СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ) и другие бумаги. Это тоже нарушение — сокрытие от человека его персональных данных.

Как избежать штрафа. Выдавайте работникам расчетные листки. Для этого теперь даже не надо тратиться на бумагу. Можно разослать листки на электронную почту либо сообщением на корпоративном сайте вашей организации (см. «УНП» № 18, 2017, стр. 4 «Больше не нужно выдавать бумажные расчетные листки»). Сведения о стаже выдавайте в течение пяти календарных дней с момента, когда за ними обратится работник, а также в день увольнения.

Ошибка: не обновили старые данные

Цена нарушения: 45 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ)

Данные работника могут меняться, поэтому их надо обновлять по просьбе сотрудника. Например, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, адрес или реквизиты счета. Если компания не обновит информацию, то нарушит правила работы с данными.

Как избежать штрафа. Сразу вносите новые сведения в базу, если сотрудник принес документы. Так вам будет проще заполнять отчетность.

Ошибка: разместили информацию на стенде

Цена нарушения: 75 тыс. рублей на компанию, 20 тыс. рублей на главбуха (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ)

Личные данные можно раскрыть и случайно. Например, главбух разместил на стенде копию заявления сотрудника на имущественный вычет как образец. В документе личные реквизиты, поэтому это нарушение. Сотрудник не давал согласие, чтобы информация о нем стала общедоступной.

Размещать информацию нельзя и на доске позора. Для этого необходимо запросить согласие работника (решение Йошкар-Олинского городского суда Республики Марий Эл от 22.04.16 № 2–2305/2016).

Как избежать штрафа. Не разглашайте сведения о сотрудниках без согласия. Если нужно вывесить образец, используйте вымышленные сведения.

Ошибка: передали имя, адрес или номер телефона сотрудника

Цена нарушения: 50 тыс. рублей на компанию, 10 тыс. рублей на главбуха (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ)

Информацию о сотрудниках запрещено передавать третьей стороне без согласия, например банкам или коллекторским агентствам. Чтобы передать информацию, запросите согласие работника.

+

Как избежать штрафа. Передавать информацию о сотруднике по просьбе другой организации или «физика» можно, только если работник выдал им доверенность на получение сведений. Согласие работника на обработку данных не требуется только в случаях, которые предусмотрены законом. Например, если работник покупает что-то у компании и хочет получить на почту или телефон электронный чек (письмо Минкомсвязи России от 07.07.17 № П11-15054-ОГ).